http://e-doc.penghu.gov.tw/SOD20/ODCM/ODCMBROWERFILE.aspx?&TYPE=E1&CNO_CODE=OU1UQXlNREF3TURBeU9BPT00&COMP_CODE=OE1UQXlSVEF3TURBd01qUXVaR2s9Ng==&ATT_CODE=MU1UQXlSVEV3TURBd016ST0x&Is_showModalDialog=0&COMP_ID=PHHG0056

澎湖縣政府公文整合系統建置計畫(後續擴充)第4 次專案會議紀錄摘要

一、 目前由檔管局負責維運之「檔管局小型公文管理系統」與「基層機關公文整合系統」，為統一作業，可由本府擔任窗口，統一向檔管局提出全縣使用基層系統之檔案目錄匯送格式資料轉出申請，惟各使用機關必須配合先完成舊系統中必要的作業，以維持資料的正確性。

二、 各學校應於102 年8 月31 日前，完成舊公文系統結案資料補正作業，由行政處資訊科統一辦理轉檔作業。
 

三、 請各機關學校注意資料交付行政處資訊科時程。

四、有關各機關學校在文書處理作業上，需請再注意事項：

1. 各機關在舊系統公文的資料須補正，但新系統也須維持公文相關資訊的完整性。
2. 學校機關在發文方面有不正確的情況：
(1)同一份公文，請勿同時發電子、紙本給同一受文者（例如縣府預設發文方式為電子交換，如需以紙本方式發文，應於系統選擇正副本受文者時，將縣府發文方式修改為紙本遞送、郵寄或自發等非電子交換選項）。
(2) 請各機關學校發文人員每日上、下午，應至少確認一次電子發文是否發文成功。
(3) 公文附件若為實體（例如支票、憑證、書本等），請以紙本方式發文。
(4) 公文為電子發文時，請確認附件是否夾帶。

(5)學校部分無需辦理匯送檔案目錄作業，但仍須完成系統相關歸檔編目作業。

五、一份公文，不要同時以電子及紙本方式發文給同一受文者。 經統計本（101）年度11 月份全縣平均簽核比例約達70%

六、感謝各單位之配合。